Zaman Yönetimi Nedir, Nasıl Yapılır?
Günümüzün hızlı temposu içerisinde zaman, çoğu kişi için oldukça değerli. İş, aile ve sosyal hayat dengesini kurmak, artan sorumluluklarla beraber giderek daha zor bir hale gelmiş durumda. Bu sorumluluklar arasında zamanı verimli bir şekilde yönetmek oldukça önemli olsa da kimi zaman bu oldukça zorlayıcı olabilmekte. Dolayısıyla zaman yönetimine hakim olmak sürecin etkili bir şekilde yönetilebilmesine yardımcı olmaktadır. Peki zaman yönetimi nedir, nasıl yapılır? Bu yazımızda sizin için zaman yönetimi kavramından bahsederek nasıl hayatınızda işlevsel kılabileceğinizi anlattık.
Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman yönetiminin nasıl yapıldığına geçmeden önce zaman yönetimi ne demek, sorusuna açıklık getirelim. Zaman yönetimi, belirli aktivite ve belirli görevler için zamanı ideal ve doğru biçimde planlamayı ifade etmektedir. Kaynakları verimli kullanarak istenilen hedefe ulaşma fikrine dayanan bu sistem bireysel bir süreç olarak kabul edilmektedir. Bunun yanında hem kendi hem de etrafındaki işleri doğru bir şekilde planlamaya yardımcı olan bu sistem ile hedefe başarılı bir şekilde ulaşılabilmektedir. Zamanı etkili bir şekilde yönetmek bir beceri olup pek çok kişinin de kazanabileceği beceriler arasında yer almaktadır. Buradaki esas amaç sınırlı olan zamanı verimli bir şekilde kullanarak birden fazla işi yapabilmektir. Zaman yönetimi kavramı çoğunlukla iş dünyası için uygulanması gereken bir sistemmiş gibi düşünülse de kişisel/sosyal zamanın da verimli bir şekilde yönetilmesini de kapsamaktadır. Yani kısaca ihtiyaç duyulan her alanda zaman yönetimi yapabilmek ve bunu yaşamınızın içine entegre edebilmek mümkündür.
Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?
Zaman yönetimi hakkında merak edilenlerden bir diğeri de zaman yönetimi nasıl yapılır, sorusudur. Etkili zaman yönetimi için pek çok strateji ve yöntem bulunmaktadır. Zaman soyut ve sabit bir kavram olması açısından farklı teknikler ile yönetilebilmektedir. Zaman yönetimini nasıl uygulayabileceğinize dair ipuçlarına haydi gelin birlikte bakalım.
Hedefinizi Belirleyin
Zaman yönetimi yaklaşımlarının temelinde belirli bir hedef yer almaktadır. Bu hedefi açık ve net bir şekilde belirlemek, zamanınızı da etkin bir şekilde kontrol edebilmenize yardımcı olacaktır. Somut olarak hedefinizi belirlemek zaman yönetimi süreci içerisinde size yol gösterecektir. Örneğin bir beceri öğrenmek istiyorsanız belirli bir zaman dilimini belirleyerek hedefinize doğru atacağınız adımları planlayabilirsiniz. Burada kısa ve uzun vadeli planlarınızı da not ederek harekete geçmenizi hızlandırabilmeniz de mümkündür.
Planlı Olun
Başarılı olacağınız bir zaman yönetimi planı oluşturarak zamanı doğru bir şekilde kullanabilirsiniz. Bunun için de hedeflerinizi belirledikten sonra kendinize planlar oluşturmanız gerekmektedir. Bunu yaparken kendinize günlük görevlerinizi listeleyebileceğiniz bir planlama defteri edinebilirsiniz. Böylece görevlerinizi takip etmeniz kolaylaşacaktır. Dilerseniz dijital bir takvim kullanarak da işlerinizi organize edebilirsiniz. Çalışma masanızda planlayıcı ve takvim tutmak da size planlı olmanız konusunda yardımcı olabilmektedir.
Etrafınızdaki Dikkat Dağıtıcı Unsurları Azaltın
Zamanı etkin bir şekilde yönetmenin en önemli detaylarından biri, dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak. Bu gibi düzenlemeler zamanın daha verimli bir şekilde yönetilebilmesine yardımcı olmaktadır. Bunun için telefonunuzu sessize alabilir, sosyal medya kullanımınızı sınırlandırabilir ve pomodoro gibi odaklanma teknikleri kullanabilirsiniz. Zamanı etkin bir şekilde kullanırken ara ara kısa molalar verilmesi de oldukça önemli.
Aynı Anda Birden Fazla İşi Yapmayın
Verimli zaman yönetimi için aynı anda birden fazla işi yapmaktan kaçınmalısınız. Bunun önüne geçebilmeniz için işleriniz arasında ele yapabilirsiniz. Görevlerinizden birkaçını devredebiliyorsanız başkalarına devretmek zamanı etkili kullanmanın incelikleri arasında yer almaktadır. Acil olmayan ama yapılması gereken işleri devretmek ya da ötelemek sizin için önemli olan işlere odaklanmanıza ve rahat bir şekilde görevlerinizi tamamlamanıza yardımcı olacaktır. Aynı anda farklı işler ile uğraşmak başlıca nedenleri arasında yer almaktadır. Aynı zamanda işlerin yetiştirilmesi aksayacağından performans düşüklüğüne de neden olabilmektedir. Zamanı iyi değerlendirmek için işlerinizi sıraya koymak enerjinizi de doğru yönlendirmenize yardımcı olacaktır.
Kendinize Esneklik Tanıyın
İşleriniz her zaman planladığınız gibi gitmeyebilir. Bu gibi durumlarda panik yapmadan sandalyenize yaslanarak öncelikle sakin olmalısınız. Kendinize yüklenmemeniz ve esnek olmanız burada önemli. Gerektiği zamanlarda planlarınızı güncellemek zaman yönetimi süreçlerini iyileştirmeye yardımcı olacaktır. Aynı zamanda kendinize uygun etkin zaman yönetimi sürecini bulmak için de farklı teknikleri deneyebilirsiniz. Böylece size en uygun stratejiyi bulmanız kolaylaşacaktır.
Zaman Yönetimi Teknikleri
Hayatın temposu ile başa çıkmak için zamanı doğru yönetmek oldukça önemli. Bunun için verimli bir zaman yönetimi planı oluşturmak için uygulayabileceğiniz birkaç teknik yer almaktadır. Şimdi de gelin bu tekniklere bakalım.
Pomodoro Tekniği
Zaman yönetimi teknikleri arasında en çok tercih edilen ve denenen yöntemlerden biri pomodoro tekniğidir. Halk arasında en çok bilinen teknikler arasında yer alan Pomodoro, 1980'lerde Francesco Cirillo tarafından geliştirilerek zamanı en etkin şekilde yönetmeyi hedeflemektedir. Basit bir sisteme sahip olan bu zaman yönetimi tekniği 25 dk.'lık çalışma periyotları ve akabinde 5 dk.'lık kısa dinlenme ile 4 periyottan oluşmaktadır. Bu 4 periyodun sonunda 15 dk.'lık uzun dinlenme molası ile bir pomodoro tamamlanmaktadır. Böylece gün içinde yapılması gereken işlerinizi listeleyerek hızlı bir şekilde yapabilir, günde kaç pomodoro tamamladığınızı da görebilirsiniz.
Eisenhower Matrisi Zaman Yönetimi Tekniği
Basit bir mantığa dayanan Eisenhower matrisi, görevlerin önceliklendirilmesine dayanan bir sisteme sahip. Bu teknikte yapılması gereken görevler arasında önemli ve önemsiz olanlar ayrılarak dört ayrı bölümden oluşmaktadır. Bunlar; acil ve önemli, acil değil ve önemli, acil ve önemli değil, acil değil ve önemli kategorileridir. Bu tekniğe göre birinci kategori içerisindeki işler hemen yapılması gereken acil projeleri yer almaktadır. İkinci kategori için uygun zaman dilimleri belirlenmesi en doğrusu olacaktır. Üçüncü kategoridekiler ise başkalarına devredilebilir işlerden oluşmaktadır. Son olarak ise dördüncü kategori ise iptal edilebilir veya daha sonra yapılabilir işler bulunmaktadır. Dolayısıyla bu mantık ile zamanınızı ve görevlerinizi daha verimli yönetebilmeniz mümkün hale gelmektedir. Bu zaman yönetimi matrisi daha çok yöneticiler ve liderler tarafından sıklıkla tercih edilmektedir.
Kanban Zaman Yönetimi Tekniği
Japon zaman yönetim tekniği olan kanban tercih edilen zaman yönetimi stratejileri arasında yer almaktadır. Proje ve görev yönetimlerinde sıklıkla kullanılan bu yöntem, projeleri daha iyi yönetmek ve zamanı verimli kullanmak için etkili sistemlerden bir tanesidir. Bu zaman yönetimi sistemi de tahta veya bir tablo kullanılarak yapılan işler önceliklere göre görselleştirilmektedir. Ardından yapıldı ve yapılacak sütunları eklenerek sütunlara görevler dağıtılır. Böylece tamamlanan işler yapıldı sütununa geçirilerek işler kısa zamanda bitirilmektedir. Bu yöntemler özel olarak geliştirilmiş yazılımlar ile kullanılarak daha efektifi bir şekilde zaman yönetimi yapılabilmektedir. Siz de özellikle iş hayatında kanban yöntemi gibi hem zaman hem iş yönetimi sistemi kullanarak zamanınızı iyi bir şekilde yönetebilirsiniz.